Wirtualny Urzędnik 24/7 – Baza Wiedzy dla Samorządu
Mieszkańcy zadają pytania, a inteligentny asystent udziela natychmiastowych odpowiedzi. Zwiększ efektywność pracy urzędników i popraw jakość obsługi mieszkańców dzięki AI.
Dlaczego?
Wyobraź sobie urząd, w którym wszystko działa sprawniej
Każdy mieszkaniec od razu otrzymuje odpowiedź – bez kolejek. Nasz wirtualny asystent udostępnia informacje o usługach samorządowych w zasięgu ręki, o każdej porze dnia i nocy.
Koniec z czekaniem
Natychmiastowe odpowiedzi na najczęstsze pytania.
Odciążenie pracowników
Skup się na sprawach wymagających ludzkiego udziału.
Zadowoleni mieszkańcy
Nowoczesna, przyjazna i dostępna obsługa.
Jak to działa?
Jak doświadczony urzędnik online
To tak, jakby w internecie był dostępny doświadczony urzędnik, który zna wszystkie procedury i odpowiada mieszkańcom prostym językiem. Niezależnie od tego, czy ktoś pyta o wydanie dowodu osobistego, opłaty za wywóz odpadów, czy harmonogram odbioru – asystent podaje jasne instrukcje krok po kroku.
Natychmiastowe rozpoznanie
Rozumie pytania zadane naturalnym językiem polskim.
Instrukcje krok po kroku
Podaje listę wymaganych dokumentów i dalsze etapy.
Zawsze aktualne dane
Bieżące informacje o opłatach, godzinach i procedurach.
Działa przez całą dobę i w święta. Mieszkańcy mogą uzyskać informacje nawet o północy, zamiast czekać na godziny pracy urzędu.
Chcesz unowocześnić usługi samorządowe?
Baza wiedzy AI to kolejny krok w cyfryzacji administracji – oparta na sprawdzonych technologiach używanych przez instytucje na całym świecie. Bez potrzeby implementacji skomplikowanych rozwiązań, za to na solidnych i bezpiecznych fundamentach.
Korzyści
Nowa jakość w obsłudze mieszkańców
Wymierne efekty, które poprawiają zarówno satysfakcję obywateli, jak i efektywność działania urzędu.
NASZ SYSTEM AI
Jakie możliwości daje AI w obsłudze mieszkańców?
AI dopasowane do specyfiki urzędu
Wprowadzana transformacja cyfrowa w zakresie jednostek samorządowych sprawia, że wirtualny asystent staje się kluczowym narzędziem, przygotowywanym na podstawie rzeczywistych informacji wykorzystywanych przez dany urząd. Obejmuje to opisy usług, procedury, wymagane dokumenty, terminy, opłaty czy informacje organizacyjne. Dzięki temu mieszkaniec nie otrzymuje ogólnych wskazówek, ale precyzyjną odpowiedź odnoszącą się do zasad obowiązujących w danej instytucji.
Istotne jest również uporządkowanie źródeł informacji, co idealnie wpisuje się w nowoczesne podejście, jakie reprezentuje elektroniczna platforma usług administracji publicznej. Zamiast przeszukiwać wiele podstron i plików PDF, obywatel może zadać pytanie własnymi słowami i odnaleźć potrzebną wiedzę w jednym, scentralizowanym miejscu. Asystent sprawnie wskaże kolejne kroki, wymagane formularze oraz dokładną lokalizację lub sposób na załatwienie sprawy.
Mniej rutynowych pytań, więcej czasu dla urzędników
Duża część kontaktów mieszkańców z urzędem dotyczy powtarzalnych kwestii, które nie wymagają indywidualnej analizy. Mogą to być pytania dotyczące:
- godzin pracy urzędu i poszczególnych wydziałów,
- terminów realizacji konkretnych spraw,
- wymaganych dokumentów i załączników,
- sposobu złożenia wniosku lub podania,
- opłat i obowiązujących stawek,
- statusu wybranych usług lub procedur.
Asystent AI może przejąć znaczną część takich zapytań i działać jako pierwsza linia informacyjna. Nie zastępuje przy tym pracowników w zadaniach wymagających decyzji lub odpowiedzialności urzędowej, ale ogranicza liczbę powtarzalnych kontaktów.
Spójna baza wiedzy dla mieszkańców i pracowników
Jednym z wyzwań administracji jest zapewnienie spójności przekazywanych informacji. Jeżeli dane są rozproszone pomiędzy różnymi dokumentami, stronami internetowymi i wewnętrznymi materiałami, znalezienie właściwej informacji może wymagać czasu. Centralnie uporządkowana baza wiedzy pozwala ograniczyć ten problem i ułatwia dostęp do aktualnych treści.
Takie rozwiązanie może być wykorzystywane nie tylko w kontakcie z mieszkańcami. Baza wiedzy może również wspierać pracowników urzędu, którzy potrzebują szybko odnaleźć informacje dotyczące określonej procedury lub usługi. Przy zmianach przepisów, opłat czy organizacji pracy odpowiednie materiały można aktualizować, aby informacje prezentowane przez system odpowiadały aktualnemu stanowi wiedzy.
Dostęp do informacji bez ograniczeń godzin pracy
Kontakt z urzędem nie zawsze jest możliwy w godzinach jego funkcjonowania. Mieszkańcy mogą szukać informacji wieczorem, w weekendy lub przed wizytą zaplanowaną na kolejny dzień. Dostępny przez całą dobę asystent pozwala uzyskać podstawowe informacje niezależnie od pory, bez konieczności oczekiwania na otwarcie urzędu.
Może to mieć znaczenie również dla osób, które preferują kontakt online zamiast rozmowy telefonicznej czy osobistej wizyty. Odpowiednio zaprojektowane rozwiązanie w zakresie cyfryzacji w administracji publicznej może wspierać dostępność usług cyfrowych, a także ułatwiać korzystanie z informacji osobom posługującym się innym językiem lub potrzebującym prostszego sposobu przedstawienia procedury.
Wirtualny Urzędnik a AI Act — obowiązki transparentności od sierpnia 2026
Wdrożenie asystenta AI w urzędzie to nie tylko kwestia wygody mieszkańców, ale też zgodności z unijnym rozporządzeniem AI Act. Od 2 sierpnia 2026 obowiązują przepisy art. 50 AI Act dotyczące transparentności — każdy podmiot udostępniający system AI przeznaczony do bezpośredniej interakcji z ludźmi (w tym chatboty i wirtualnych asystentów) musi jasno poinformować użytkownika, że rozmawia z systemem sztucznej inteligencji, chyba że jest to oczywiste z kontekstu. Obowiązek ten dotyczy również jednostek administracji publicznej wdrażających asystentów do obsługi mieszkańców.
Warto przy tym rozróżnić dwa poziomy wymogów AI Act: obowiązek transparentności (informowanie o interakcji z AI) obowiązuje już teraz, natomiast bardziej rygorystyczne wymogi dla systemów wysokiego ryzyka zostały przesunięte na 2 grudnia 2027 i 2 sierpnia 2028 w ramach regulacji Omnibus. Asystent tworzony przez Prognetics do obsługi mieszkańców — jako narzędzie informacyjne, nieprowadzące do wiążących decyzji administracyjnych — projektowany jest z uwzględnieniem obowiązku transparentności od pierwszego wdrożenia, co pozwala urzędowi uniknąć ryzyka niezgodności z AI Act.
FAQ
Masz więcej pytań?
Wszystko, co musisz wiedzieć o współpracy z Prognetics.
Wirtualny Urzędnik to asystent AI dla samorządu, który automatycznie odpowiada na pytania mieszkańców dotyczące procedur urzędowych, dokumentów, opłat i terminów. Obsługuje zapytania o dowód osobisty, rejestrację działalności gospodarczej, wywóz odpadów, godziny pracy urzędu i wiele innych spraw – przez całą dobę, również w weekendy i święta.
Asystent odpowiada w mniej niż 3 sekundy. Rozumie pytania zadane naturalnym językiem polskim i nie wymaga od mieszkańca znajomości specjalistycznej terminologii ani wypełniania formularzy wyszukiwania.
Wdrożenie nie wymaga implementacji skomplikowanych rozwiązań technicznych. Asystent integruje się z dokumentami i procedurami obowiązującymi w Twoim urzędzie. Dokładny czas wdrożenia zależy od zakresu bazy wiedzy – szczegóły omawiamy indywidualnie podczas konsultacji.
Tak. Asystent AI został zaprojektowany z uwzględnieniem wymogów ochrony danych obowiązujących w administracji publicznej. Działa na bezpiecznych fundamentach technologicznych stosowanych przez instytucje na całym świecie.
Nie – asystent przejmuje wyłącznie powtarzalne, rutynowe zapytania, które nie wymagają decyzji ani indywidualnej analizy. Pracownicy zyskują czas na sprawy złożone, wymagające ich wiedzy i kompetencji. Jedno z naszych wdrożeń pokazało oszczędność równoważną 4–5 etatom – nie przez zwolnienia, lecz przez efektywniejsze wykorzystanie czasu zespołu.
Tak. Rozwiązanie obsługuje funkcje dostępności, w tym wsparcie dla osób niewidomych i komunikaty głosowe. Oferuje również wielojęzyczność, co czyni je dostępnym dla mieszkańców niebędących native speakerami języka polskiego.
Asystent korzysta ze stale aktualizowanej bazy wiedzy zintegrowanej z dokumentami i procedurami Twojego urzędu. Każdy mieszkaniec otrzymuje te same, bieżące informacje – bez ryzyka przekazania nieaktualnych danych.
Tak. Rozwiązanie działa zarówno jako kanał obsługi zewnętrznej (dla mieszkańców), jak i wewnętrznej (dla pracowników urzędu, którzy potrzebują szybkiego dostępu do procedur, przepisów lub dokumentów). To podwójna wartość z jednego wdrożenia.
Posiadamy udokumentowane wdrożenia w polskich gminach i instytucjach państwowych. W gminie liczącej 50 000 mieszkańców asystent obsłużył ponad 300 pytań dziennie, osiągając 92% satysfakcji. W ogólnokrajowej instytucji państwowej liczba połączeń na infolinię spadła o 70%, a skuteczność odpowiedzi wyniosła 95%.
Tak. Od 2 sierpnia 2026 obowiązuje art. 50 AI Act, wymagający jasnego informowania użytkowników o interakcji z systemem AI – nasz asystent spełnia ten wymóg od pierwszego wdrożenia. Jako narzędzie informacyjne, nieprowadzące do wiążących decyzji administracyjnych wobec mieszkańca, nie kwalifikuje się do kategorii systemów wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act, dla których bardziej rygorystyczne obowiązki wchodzą w życie dopiero w grudniu 2027 i sierpniu 2028.
Uczyń swój urząd przyjaznym mieszkańcom
Zamów prezentację rozwiązania AI dla samorządów – zobacz, jak może zmienić się obsługa mieszkańców.