FAQ
Wszystko, co warto wiedzieć przed startem projektu
Ogólne o firmie
Czym zajmuje się Prognetics?
Prognetics to software house realizujący projekty w technologii .NET oraz rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji dla biznesu i administracji. Prowadzimy warsztaty przedwdrożeniowe i analizę przedwdrożeniową, budujemy strategie AI i automatyzujemy procesy, a także projektujemy i rozwijamy aplikacje webowe i mobilne. Uzupełniająco oferujemy outsourcing specjalistów, zespoły zarządzane i utrzymanie systemów.
Dla jakich firm pracujecie?
Pracujemy z firmami, które chcą uporządkować procesy wewnętrzne i podejmować decyzje technologiczne na podstawie analizy, a nie przeczucia. W portfolio mamy zarówno projekty komercyjne, jak i realizacje dla instytucji publicznych. Przykłady wdrożeń opisujemy w sekcji case studies.
Czy realizujecie projekty dla administracji publicznej?
Tak, mamy doświadczenie w projektach dla sektora publicznego – między innymi w utrzymaniu i hostingu systemów rejestrowych oraz przywracaniu operacyjności portali dla instytucji państwowych. Znamy wymagania dokumentacyjne i formalne, które towarzyszą takim projektom.
Czy mogę zobaczyć przykłady waszych realizacji?
Tak, opisy projektów publikujemy w sekcji case studies – obejmują analizę biznesową i architekturę systemu, automatyzację obsługi klienta, elektroniczny obieg dokumentów oraz utrzymanie systemów. Każdy opis pokazuje punkt wyjścia klienta, zakres naszej pracy i rezultat. Na spotkaniu możemy omówić realizację najbliższą Twojej sytuacji.
Czym różnicie się od dużych firm doradczych?
Kończymy pracę na działającym rozwiązaniu, a nie na rekomendacji w prezentacji – ten sam zespół prowadzi warsztat, projektuje rozwiązanie i wdraża je technicznie. Dzięki temu wnioski z analizy nie giną po przekazaniu projektu innemu dostawcy. Pracujemy w mniejszych, bezpośrednio dostępnych zespołach.
Jak zacząć z Wami współpracę?
Pierwszym krokiem jest rozmowa o tym, jaki proces lub problem chcesz rozwiązać – bez zobowiązań i bez konieczności przygotowywania dokumentacji. Jeśli temat jest wystarczająco dojrzały, proponujemy warsztat lub analizę przedwdrożeniową, która kończy się konkretnym zakresem, harmonogramem i wyceną. Kontakt jest możliwy przez formularz lub bezpośrednio mailowo.
Automatyzacja i AI w firmie
Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych polega na przeniesieniu powtarzalnych czynności - przepisywania danych, przekazywania dokumentów, pilnowania terminów i akceptacji – z pracy ręcznej do systemu, który wykonuje je według ustalonych reguł. Zaczynamy od opisania procesu w obecnym kształcie, dopiero potem dobieramy technologię. Automatyzujemy proces uporządkowany, nie utrwalamy bałaganu w oprogramowaniu.
Jakie są rozwiązania AI dla firm?
W praktyce najczęściej sprawdzają się rozwiązania wpięte w konkretny proces: klasyfikacja i wstępna obsługa dokumentów, wsparcie w odpowiadaniu na powtarzalne zapytania, przygotowywanie podsumowań i wyszukiwanie informacji w firmowych zasobach. Dobór rozwiązania zależy od tego, gdzie zespół traci najwięcej czasu i jakie dane są dostępne. Dlatego zaczynamy od strategii i analizy, nie od wyboru narzędzia.
Do czego można wykorzystać AI w pracy?
Najszybciej zwracają się zastosowania w pracy administracyjnej i obsługowej – porządkowanie i opisywanie dokumentów, przygotowywanie zestawień, wyszukiwanie informacji w rozproszonych źródłach, wstępna obsługa powtarzalnych zapytań. Sztuczna inteligencja nie zastępuje tu decyzji, lecz przygotowuje materiał do decyzji. Wybór zastosowania zależy od tego, które czynności w firmie są najbardziej powtarzalne.
Na czym polega audyt w firmie?
Audyt procesów biznesowych to uporządkowany przegląd tego, jak praca faktycznie przebiega – kto wykonuje jakie czynności, gdzie powstają opóźnienia i w których miejscach dane są wprowadzane wielokrotnie. Efektem jest opis procesu, lista wąskich gardeł i rekomendacje uszeregowane według efektu do nakładu. Audyt kończy się materiałem, na którym można oprzeć decyzję inwestycyjną.
Jakie są przykłady cyfryzacji?
Typowe przykłady to zastąpienie papierowego obiegu dokumentów rejestrowanym obiegiem elektronicznym, przeniesienie zamówień i akceptacji z maili do jednego systemu oraz zbieranie danych bezpośrednio w miejscu ich powstawania zamiast przepisywania ich z arkuszy. Cyfryzacja ma sens wtedy, gdy zmienia sposób pracy, a nie tylko format pliku. Zakres dobieramy po opisaniu obecnego obiegu.
Analiza i warsztaty przedwdrożeniowe
Czym jest analiza przedwdrożeniowa i co obejmuje?
Analiza przedwdrożeniowa to etap przed budową systemu, w którym ustalamy zakres, opisujemy wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, proponujemy architekturę rozwiązania oraz szacujemy harmonogram i koszt. Powstaje dokument, na podstawie którego można porównywać oferty i kontrolować przebieg projektu. To najtańszy moment na wychwycenie błędnych założeń.
Co dają warsztaty przedwdrożeniowe?
Warsztat porządkuje wiedzę rozproszoną między działami i zamienia ogólny pomysł na konkretny zakres pracy – z priorytetami, stopniem ryzyka i pierwszym etapem do realizacji. Uczestniczą w nim osoby znające proces od strony operacyjnej oraz decydent. Wynikiem jest materiał wystarczający do wyceny i planowania.
Czy pomagacie zdecydować, czy budować własny system, czy kupić gotowy?
Tak, to jedno z częstszych pytań, z którymi przychodzą do nas firmy. Rozstrzygamy je w ramach doradztwa technologicznego. Porównujemy wymagania procesowe z możliwościami rozwiązań gotowych i oceniamy, które elementy naprawdę wymagają dedykowanego oprogramowania. Rekomendacja obejmuje także koszt utrzymania obu wariantów w czasie.
Czy zajmujecie się tylko doradztwem, czy także wdrożeniem?
Prowadzimy zarówno etap analityczny, jak i realizację – projektowanie, budowę aplikacji webowych i mobilnych oraz późniejsze utrzymanie systemu. Klient nie musi przekazywać wyników analizy innemu dostawcy. Możemy też pracować w modelu uzupełnienia zespołu, jeśli firma ma własnych programistów.
Czy możecie wesprzeć nasz zespół programistów zamiast realizować projekt w całości?
Tak, udostępniamy specjalistów w modelu outsourcingu oraz całe zespoły zarządzane, które pracują w ramach projektu klienta. Sprawdza się to, gdy firma ma własne kompetencje, ale brakuje jej rąk lub konkretnej specjalizacji. Zakres odpowiedzialności ustalamy przed startem, żeby uniknąć nakładania się ról.
Czy pomagacie uporządkować dane przed projektem AI?
Tak, uporządkowanie danych jest zwykle pierwszym etapem prac – bez wiedzy o tym, gdzie dane powstają, kto je poprawia i które źródło jest nadrzędne, projekt AI nie ma na czym się oprzeć. Sprawdzamy kompletność, powtarzalność i sposób gromadzenia informacji. Dopiero potem projektujemy rozwiązanie.
Czym zajmuje się audytor procesów biznesowych?
Analizuje sposób wykonywania pracy w firmie: opisuje przebieg procesu, mierzy czasy i liczbę przekazań, wskazuje miejsca powstawania błędów oraz proponuje zmiany organizacyjne i technologiczne. W naszej pracy taką rolę pełni analityk prowadzący warsztat i audyt procesów. Efektem jest dokument z rekomendacjami, nie sama ocena.
Ceny i rozliczenia
Ile kosztuje wdrożenie AI w firmie?
Koszt zależy przede wszystkim od liczby procesów objętych projektem, stanu danych i wymaganych integracji z systemami, które firma już ma. Dlatego wycenę przygotowujemy po warsztacie lub analizie, kiedy zakres jest opisany, a nie na podstawie samego pomysłu. Rekomendujemy start od jednego procesu pilotażowego, co ogranicza wydatek w pierwszym etapie.
Ile się płaci za audyt?
Cena audytu procesów zależy od liczby analizowanych procesów, liczby działów zaangażowanych w wywiady oraz oczekiwanej szczegółowości dokumentacji. Zakres i koszt ustalamy przed rozpoczęciem prac, więc kwota nie zmienia się w trakcie. Po rozmowie wstępnej możemy wskazać orientacyjny przedział dla Twojej sytuacji.
Od czego zależy wycena projektu informatycznego?
Najsilniej wpływa na nią zakres funkcjonalny, liczba integracji, wymagania niefunkcjonalne (wydajność, bezpieczeństwo, dostępność) oraz jakość danych wejściowych. Drugim czynnikiem jest dojrzałość wymagań – im mniej niedopowiedzeń, tym mniejszy bufor na ryzyko w wycenie. Właśnie temu służy analiza przedwdrożeniowa.
Czy wstępna rozmowa i konsultacja są płatne?
Rozmowa wstępna, na której poznajemy sytuację i oceniamy to, czy możemy pomóc, jest bezpłatna. Płatny jest dopiero warsztat lub analiza, czyli praca zespołu nad Twoim procesem i dokumentacją. Taki podział pozwala zdecydować o współpracy bez ponoszenia kosztów na starcie.
W jakich modelach rozliczeń pracujecie?
Pracujemy w modelu stałej ceny za zamknięty zakres oraz w rozliczeniu za czas pracy, gdy zakres będzie się doprecyzowywał w trakcie. Przy dłuższej współpracy sprawdza się zespół dedykowany rozliczany w cyklach miesięcznych. Model dobieramy do przewidywalności zakresu, nie odwrotnie.
Czy można rozłożyć projekt na etapy, żeby ograniczyć koszt na starcie?
Tak, standardowo dzielimy projekt na etapy – analiza, pilotaż jednego procesu, a następnie rozszerzenie zakresu. Po każdym etapie masz działający rezultat i decyzję o kontynuacji. Ogranicza to ryzyko wydania całego budżetu przed pierwszym efektem.
Jak szybko możecie rozpocząć projekt?
Termin startu zależy od dostępności zespołu w danym kwartale oraz od tego, czy projekt zaczyna się od warsztatu, czy od gotowej dokumentacji. Warsztat lub analizę zwykle udaje się umówić szybciej niż uruchomienie pełnego zespołu wdrożeniowego. Konkretną datę potwierdzamy po rozmowie wstępnej.
Przebieg współpracy
Jak wdrażać AI w firmie?
Rekomendowana kolejność to: opisanie procesu i celu biznesowego, ocena danych, wybór jednego procesu na pilotaż, wdrożenie i pomiar efektu, a dopiero potem rozszerzanie zakresu. Start od narzędzia zamiast od procesu jest najczęstszą przyczyną porzuconych projektów. Taki plan powstaje w ramach strategii AI.
Jak wygląda przebieg współpracy krok po kroku?
Zaczynamy rozmową wstępną, następnie prowadzimy warsztat lub analizę przedwdrożeniową, która kończy się zakresem, harmonogramem i wyceną. Po akceptacji przechodzimy do projektowania i realizacji w etapach, z regularnymi przeglądami postępu. Po wdrożeniu możemy przejąć utrzymanie i rozwój rozwiązania.
Ile trwa analiza przedwdrożeniowa?
Czas zależy od liczby procesów, liczby osób do wywiadów i dostępności dokumentacji po stronie klienta. Największy wpływ na tempo ma dostępność osób znających proces. Konkretny harmonogram ustalamy przed startem prac.
Kto z naszej strony powinien uczestniczyć w warsztacie?
Potrzebujemy osób, które wykonują proces na co dzień, osoby odpowiedzialnej za jego wynik oraz decydenta, który może przyciąć zakres. Bez strony operacyjnej opis procesu będzie nieprawdziwy, bez decydenta warsztat kończy się listą życzeń. Zwykle wystarczy kilka osób, a nie cały dział.
Jak przebiega komunikacja w trakcie projektu?
Ustalamy jedną osobę kontaktową po każdej ze stron, stały rytm spotkań statusowych i wspólne miejsce na dokumentację oraz zgłoszenia. Postęp pokazujemy na działających fragmentach rozwiązania, nie tylko w raportach. Dzięki temu zmiany w zakresie wychodzą wcześnie, a nie na odbiorze.
Czy możecie pracować na systemach, które już mamy?
Tak, większość projektów dotyczy środowisk, w których działają już jakieś systemy – wtedy kluczowa jest integracja i ustalenie, które źródło danych jest nadrzędne. Przed pracami sprawdzamy dostępne interfejsy i ograniczenia po stronie istniejących rozwiązań. Zakres integracji opisujemy w analizie.
Jak przygotować firmę do rozpoczęcia projektu?
Wystarczy zebrać to, co już istnieje: opis lub choćby szkic procesu, przykładowe dokumenty przechodzące przez proces, listę używanych systemów oraz wskazanie osób znających temat. Nie trzeba przygotowywać specyfikacji – to zadanie warsztatu i analizy. Im wcześniej dołączą osoby operacyjne, tym szybciej powstaje wiarygodny opis.
Formalności i pojęcia
Czy dajecie gwarancję na wykonane rozwiązanie?
Warunki gwarancji na wykonane oprogramowanie ustalamy w umowie. Obejmują usuwanie błędów niezgodnych z uzgodnioną dokumentacją w określonym okresie po odbiorze. Zakres i czas gwarancji zależą od charakteru projektu i są znane przed rozpoczęciem prac. Odrębnie ustalamy zasady dalszego rozwoju funkcjonalnego.
Co się dzieje po zakończeniu wdrożenia?
Po odbiorze możemy przejąć utrzymanie systemu, czyli monitorowanie działania, aktualizacje, obsługę zgłoszeń i dalszy rozwój funkcjonalny. Jeśli klient utrzymuje rozwiązanie samodzielnie, przekazujemy dokumentację i wprowadzamy zespół w kod. Wariant wybieramy przed startem, bo wpływa na sposób prowadzenia dokumentacji.
Do kogo należą prawa do wytworzonego oprogramowania i dokumentacji?
Zasady przekazania praw majątkowych do kodu i dokumentacji ustalamy w umowie przed rozpoczęciem prac. Standardem w projektach dedykowanych jest przekazanie ich klientowi po rozliczeniu etapu. Dotyczy to również dokumentacji analitycznej powstałej w trakcie analizy przedwdrożeniowej.
Co jeśli analiza wykaże, że projekt nie ma sensu w zaplanowanej formie?
To dopuszczalny i wartościowy wynik analizy. Lepiej zamknąć temat po etapie analitycznym niż po wydaniu budżetu na wdrożenie. W takiej sytuacji przedstawiamy uzasadnienie i alternatywy, w tym rozwiązania organizacyjne bez nowego systemu. Dokumentacja pozostaje po stronie klienta i może zostać wykorzystana później.
Czym są procesy biznesowe?
Proces biznesowy to powtarzalny ciąg czynności prowadzący do konkretnego rezultatu, czyli na przykład obsługa zamówienia od zapytania do wysyłki albo obieg faktury od jej wpływu do zaksięgowania. Ma określony początek, koniec, właściciela i miary. Bez takiego opisu nie da się sensownie automatyzować pracy.
Czym różni się cyfryzacja od digitalizacji?
Digitalizacja to zamiana treści z postaci analogowej na cyfrową, czyli na przykład skanowanie dokumentów. Cyfryzacja idzie dalej, ponieważ zmienia sam sposób wykonywania pracy, przenosząc decyzje, akceptacje i przepływ informacji do systemu. Skanowanie papieru bez zmiany obiegu nie daje efektu operacyjnego.
Jakie są metody optymalizacji procesów?
W praktyce wykorzystuje się mapowanie procesu, analizę wąskich gardeł i czasów przejścia, eliminację zbędnych przekazań i powtórnego wprowadzania danych oraz standaryzację powtarzalnych czynności. Dobór metody zależy od tego, czy problem leży w organizacji pracy, czy w narzędziach. Kolejność jest istotna – proces najpierw upraszczamy, potem automatyzujemy.
W jakich technologiach pracujecie?
Rozwiązania biznesowe budujemy przede wszystkim w technologii .NET, tworzymy aplikacje webowe i mobilne oraz integracje z systemami już działającymi u klienta. W projektach AI dobieramy komponenty do procesu i wymagań dotyczących danych, a nie odwrotnie. Wybór stosu potwierdzamy w analizie przedwdrożeniowej wraz z wymaganiami niefunkcjonalnymi.
Gotowy, by rozpocząć projekt?
Nowoczesny proces, który gwarantuje sukces Twojego projektu — od koncepcji do wdrożenia.